Tugas Softskill tentang Manajemen Proyek dan Resiko

Nama : Ihsan Wahyudi

Kelas : 2DC01

NPM : 43112566

Manajemen Proyek dan Resiko #(Softskill)

* Minggu ke-1

1.     Keuntungan menggunakan formal manajemen proyek :

§  Kontrol yang lebih baik di bidang keuangan, fisik, dan SDM. 

§  Meningkatnya relasi dengan customer. 

§  Waktu pembangunan yang lebih singkat .

§  Biaya yang lebih rendah.

§  Kualitas lebih tinggi & meningkatnya reliabilitas. 

§  Keuntungan yang lebih besar.

§  Meningkatnya produktivitas. 

§  Koordinasi yang lebih baik. 

§  Moral pekerja lebih baik.

2.       Kendala-kendala Manajemen Proyek

·         Proyek harus beroperasi  dalam lingkungan organisasi yang luas.

·         Manajer proyek perlu mengambil pandangan holistik atau sistem proyek dan mengerti bagaimana terletak didalam organisasi besar.

3.       Alat dan teknik Manajemen Proyek

Alat dan tehnik manajemen proyek membantu manajer proyek maupun timnya dari berbagai aspek manejemen proyek :

·         Analisis waktu, bagan Gantt, dan diagram network.

·         Perkiraan biaya.

·         Perkiraan ruang lingkup.

# Bagan Gantt, diagram Network, dan alat manajemen proyek enterprise :

ü Bagan Gantt

ü Diagram Network

ü Alat manajemen proyek enterprise 

4.  Etika dalam Manajemen Proyek

      Seorang PMP harus mengikuti kode etik yang ada. Karena kode etik adalah begian penting dari semua manajemen proyek dan seorang PMP harus bertanggung jawab secara professional.

Sumber :

http://sugi-arty.blogspot.com/2011/09/review-bab-1-dan-bab-2.html

http://apk.blog.ittelkom.ac.id/blog/files/2011/02/MPTI1.pdf

Information Technology Project Management, 5th "Edition" , by Kathy Schwalbe, Thompson Course 

Technology, Boston-Massachusetts, 2007, Chapter 1 (ibm@ilkom.ac.id)

*Minggu ke-2

1.   Pemahaman mengenai organisasi dan struktur dasar organisasi serta pengaruhnya pada proyek

     Sebuah organisasi dapat terbentuk karena dipengaruhi oleh beberapa aspek seperti penyatuan visi dan misi serta tujuan yang sama dengan perwujudan eksistensi sekelompok orang tersebut terhadap masyarakat. Organisasi yang dianggap baik adalah organisasi yang dapat diakui keberadaanya oleh masyarakat disekitarnya, karena memberikan kontribusi seperti pengambilan sumber daya manusia dalam masyarakat sebagai anggota-anggotanya sehingga menekan angka pengangguran.
   Orang-orang yang ada di dalam suatu organisasi mempunyai suatu keterkaitan yang terus menerus. Rasa keterkaitan ini bukan berarti keanggotaan seumur hidup akan tetapi sebaliknya, organisasi menghadapi perubahan yang konstan di dalam keanggotaan mereka meskipun pada saat mereka menjadi anggota orang-orang dalam organisasi berpatipasi secara relatif teratur. Struktur organisasi mendefinisikan cara tugas pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan secara formal. Variabel struktur.

A.     Ukuran (size) :

·         Makin besar akan semakin komplek impersonal, semakin lugas , semakin sulit diarahkan, semakin sulit dipadukan.

·         Ukuran menciptakan dilema.

·         Tak ada yang tahu ukuran yang optimum.

B.     Jumlah tingkatan hirarkhi :

·         Kalau terlalu banyak bisa timbul kesulitan komunikasi vertikal.

·         Sebaiknya tak terlalu banyak.

·         Perhatikan efektivitas komunikasi.

C.     Struktur kewenangan :

·         Orang-orang yang punya kewenangan membuat keputusan bagi organisasi.

·         Siapa saja yang termasuk dalam struktur.

·         Bila hanya satu orang bisa timbil kesulitan

·         Pendelegasian wewenang.

D.    Struktur komunikasi :

·         Variabel yang terpenting.

·         Dari puncak hirarkhi sampai ke paling bawah.

·         Juga perlu diperhatikan komunikasi horisontal.

E.     Struktur tugas :

·         Sama dengan struktur peranan.

·         Cara organisasi membagi-bagi tugas/pekerjaan kepada anggota-anggotanya.

·         Apakah semua pekerjaan terbagi habis.

·         Apakah semua anggota mendapat peranan.

·         Apakah hanya orang tertentu saja yang berperan.

F.      Struktur status dan prestis:

·         Apa yang diperoleh dari organisasi dengan pengorbanan yang diberikan

·         Apakah prestis (gengsi) seseorang akan naik dengan menjadi anggota organisasi

·         Apakah prestis terbagi secara merata 

·         Apakah organisasi memiliki jenjang status yang terbuka bagi semua anggota

G.    Jarak psikologis:

·         Antara orang yang di puncak (pengambil keputusan) dan orang- orang di bawah (yang melakukan pekerjaan).

·         Komunikasi emosi antara orang-orang dalam hirarkhi.

·         Menunjukkan kemudahan komunikasi vertikal effektif/tidak.

2.     Phase dan siklus hidup proyek

Ø  Ada 6 tahap siklus hidup proyek yaitu: Model Water Fall, System Engineering, Over Lapping Phases, Prototyping, Joint Aplication Development, Herative Life Cycle. Berikut penjelasan secara detailnya:

A.       Model Water Fall

-      System / Information Engineering and Modeling. Permodelan ini diawali dengan mencari kebutuhan dari keseluruhan sistem yang akan diaplikasikan ke dalam bentuk software. 

-      Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak / Software Requirements Analysis. Proses pencarian kebutuhan diintensifkan dan difokuskan pada software. 

-      Design. Proses ini digunakan untuk mengubah kebutuhan-kebutuhan di atas menjadi representasi ke dalam bentuk “blueprint” software sebelum coding dimulai. 

-      Coding. Untuk dapat dimengerti oleh mesin, dalam hal ini adalah komputer, maka desain tadi harus diubah bentuknya menjadi bentuk yang dapat dimengerti oleh mesin, yaitu ke dalam bahasa pemrograman melalui proses coding.

-      Testing / Verification. Sesuatu yang dibuat haruslah di ujicobakan.

-      Maintenance. Pemeliharaan suatu software diperlukan, termasuk di dalamnya adalah pengembangan, karena software yang dibuat tidak selamanya hanya seperti itu.

B.        System Engineering 

Tahapannya dengan menggunakan OMT (Object Modelling Technique) :

-      Model Objek. 

-      Model Dinamis.

-      Model Fungsional.

C.        Over Lapping Phases 

-      Komunikasi pelanggan, yaitu tugas-tugas untuk membangun komunikasi antara pelanggan dan kebutuhan-kebutuhan yang diinginkan oleh pelanggan.

-      Perencanaan, yaitu tugas-tugas untuk mendefinisikan sumber daya, ketepatan waktu, dan proyek informasi lain yg berhubungan. 

-      Analisis Resiko, yaitu tugas-tugas yang dibutuhkan untuk menaksir resiko manajemen dan teknis. 

-      Perekayasaan, yaitu tugas yang dibutuhkan untuk membangun satu atau lebih representasi dari apikasi tersebut.

-       Konstruksi dan peluncuran, yaitu tugas-tugas yang dibutuhkan untuk mengkonstruksi, menguji, memasang , dan memberi pelayanan kepada pemakai. 

-      Evaluasi Pelanggan, yaitu tugas-tugas untuk mendapatkan umpan balik dari pelanggan. 

D.       Prototyping

-             Pengumpulan kebutuhan. Pelanggan dan pengembang bersama-sama mendefinisikan format seluruh perangkat lunak, mengidentifikasikan semua kebutuhan, dan garis besar sistem yang akan dibuat. 

-             Membangun prototyping. Membangun prototyping dengan membuat perancangan sementara yang berfokus pada penyajian kepada pelanggan (misalnya dengan membuat input dan format output).  

-             Evaluasi protoptyping. Evaluasi ini dilakukan oleh pelanggan apakah prototyping yang sudah dibangun sudah sesuai dengan keinginann pelanggan. 

-             Mengkodekan sistem. Dalam tahap ini prototyping yang sudah di sepakati diterjemahkan ke dalam bahasa pemrograman yang sesuai. 

-             Menguji sistem. Setelah sistem sudah menjadi suatu perangkat lunak yang siap pakai, harus dites dahulu sebelum digunakan. 

-             Evaluasi Sistem. Pelanggan mengevaluasi apakah sistem yang sudah jadi sudah sesuai dengan yang diharapkan. 

-             Menggunakan sistem. Perangkat lunak yang telah diuji dan diterima pelanggan siap untuk digunakan.

E.     Joint Aplication Development

-          Bussiness Modelling. Tahap ini untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan informasi.

-          Data Modelling. Tahap aliran informasi yang sudah didefinisikan, disusun menjadi sekumpulan objek data.

-           Process Modelling. Tahap dimana objek data yang sudah didefinisikan diubah menjadi aliran informasi yang diperlukan untukmenjalankan fungsi-fungsi bisnis.

-          Aplication Generation. Tahap dimana menggunakan component program yang sudah ada atau membuat component yang bisa digunakan lagi. 

-          Testing and Turnover. Tahap pengujian sistem.

F.      Herative Life Cycle 

-          Perencanaan (Planning). Tujuan dari tahap perencanaan adalah untuk meng-hasilkan rencana kerja (work plan) formal untuk pengembangan sistem.

-          Pendefinisian Knowledge (Knowledge Definition). Tujuan tahap ini adalah mendefiniskan kebutuhan knowledge dari sistem.

-          Perancangan Knowledge (Knowledge Design). Tujuan tahap ini adalah menghasilkan rancangan rinci untuk sistem.

-          Koding dan pengujian (Code and Checkout). Tahap ini menandakan dimulainya pemrograman.

-          Verifikasi Knowledge (Knowledge Verification). Tahap ini bertujuan untuk menentukan ketepatan, kelengkapan, dan konsistensi sistem. 

-          Evaluasi sistem (System Evaluation). Tahap ini merupakan tahap akhir dari siklus dan bertujuan untuk menyimpulkan apa yang dipelajari dari rekomendasi untuk perbaikan dan peningkatan.

3.     Konteks dari proyek IT

Sebuah fenomena yang unik telah terjadi dalam bidang teknologi informasi. Fenomena ini dapat dilihat pada seluruh aktivitas yang terdapat didalamnya. Hampir seluruh aktivitas yang terkait dengan kegiatan perencanaan, pengembangan dan penerapan teknologi informasi dilakukan melalui aktivitas berbasis proyek. Hal ini tentunya sangat berbeda dengan menyelesaikan sebuah pekerjaan yang bersifat rutin, dimana dalam menyelesaikan aktivitas berorientasi proyek, waktu pelaksanaan kegiatan, sasaran yang ingin dicapai, out put yang akan dihasilkan, pihak-pihak yang terlibat, besarnya anggaran dan sumber daya yang dibutuhkan ditetapkan dengan jelas

Fenomena diatas mengindikasikan bahwa seseorang yang ingin berhasil dalam meniti karir di dunia IT, harus memiliki kemampuan yang baik dalam bidang manajemen proyek teknologi informasi. Selain diterapkan dalam bidang konstruksi, ilmu manajemen proyek juga tidak kalah pentingnya untuk diterapkan dalam bidang IT. Nilai proyek IT yang cukup besar menyebabkan penanganan proyek-proyek IT harus direncanakan secara matang. Tidak jarang banyak proyek IT yang mengalami kegagalan dalam pencapaian tujuan, jadwal maupun batasan biaya yang telah ditetapkan diawal.

4.     Keahlian yang disarankan bagi manajer proyek 

     Seorang manajer proyek harus memiliki keterampilan yang luas hardskill maupun softskillnya keahlian yang disarankan yaitu :

- Keterampilan berkomunikasi yang baik dan tegas

- Keahlian dalam berorganisasi sehingga dapat membuat rencana dan menganalisis masalah

- Keterampilan team-building untuk memotivasi dan bekerja sama pada tim proyeknya

- Keterampilan teknologi

- Keterampilan penyesuaian diri yaitu fleksibel, kreatif, sabar serta pantang menyerah

- Keterampilan kepemimpinan agar memberikan visi yang besar untuk tujuan proyek tersebut

Sumber:

http://iiam.blogdetik.com/2011/10/02/konteks-manajemen-proyek-dan-ti/ 

http://lembahperasaan.blogspot.com/2010/03/dasar-dasar-struktur-organisasi.html 

http://zoneep.wordpress.com/2009/04/27/tahapan-tahapan-siklus-hidup-proyek/

*Minggu ke-3

1.      Hubungan antara grup proses dan area knowledge

Knowledge berperan penting dalam sebuah manajemen proyek terutama dalam pengawasan grup proses manajemen proyek. Dimana grup proses adalah suatu rencana demi kelancaran proyek agar lebih mudah dalam memulai proyek dan tugas knowledge merupakan memonitor segala hal dari berbagai aspek yang terjadi di dalam grup proses.

2.      Studi kasus : JWD Consulting’s Project Management Intranet Site 

JWD Consulting’s Project Management Intranet Site terdiri dari beberapa proses sebagai berikut ini: 

v  Initiating
Inisiasi merupakan tahap pengenalan dalam memulai proyek baru, dan memastikan bahwa pada tahap ini proyek akan dijalankan dengan benar
Input: 

·            Mengidentifikasikan pihak-pihak yang berkepentingan.

·            Menganalisis kebutuhan yang diperlukan dalam membangun proyek.

·            Memperkirakan resiko-resiko yang akan muncul.

Output:  

·            Project charter terselesaikan dan disepakati. 

·            Terpilihnya Manajer Proyek.

·            Teridentifikasinya pihak-pihak yang berkepentingan.

·            Business case terselesaikan. 

v  Planning
Tujuan utama dari perencenaan proyek adalah untuk memandu pelaksanaan proyek
Input: 

#      Berupa output dari proses inisiasi sebelumnya.

Output:  

·            Ditentukannya lingkup proyek. 

·            Adanya kontrak tim.

·            Adanya WBS.

·            Scheduled Project terbentuk.

·            Adanya daftar dari resiko yang diprioritaskan.

v  Executing

Proses executing proyek diperlukan untuk memastikan bahwa aktifitas dalam perencanaan proyek terpenuhi.

Input: 

#      Berupa output dari proses perencanaan (planning)

Output:  

·         Mengimplementasikan solusi dari masalah-masalah yang ada. 

·         Mengetahui data performansi kerja dari tim.

·         Perencanaan Manajemen Proyek (diperbaharui).

·         Terkualifikasinya daftar penjual.

v  Monitoring and Controlling

Monitoring and Controlling merupakan pengukuran dan pemantauan perkembangan secara berkala akan tujuan proyek untuk memastikan adanya kecocokkan antara progress dgn rencana awal proyek, selain itu untuk memantau setiap penyimpangan yang ada dari rencana awal.

Input: 

#      Berupa output-an dari proses sebelumnya.

Output: 

·         Adanya recommended corrective actions, preventive actions, dan defect repair. 

·         Terukurnya performansi.

·         Terukurnya kontrol kualitas.

·         Resolved Issues.

v  Closing

Meraih lebih banyak lagi stakeholders dan pelanggan yang menerima layanan ataupun produk akhir kita.

            Input: 

            #      Berupa output dari proses penutupan.

Output:  

·         Final Product, service or result. 

·         Menutup kontrak.

·         Dokumentasi.

3.     Dokumen inisiasi proyek

    Dokumen inisisasi proyek merupakan dokumen yang berisi tentang tahap awal kegiatan awal yang sudah dibentuk sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan oleh tim proyek.

4.     Eksekusi proyek, pengawasan proyek, penyelesaian proyek, dan Post-Project Follow-up

            Dengan definisi proyek yang jelas dan terperinci, maka aktivitas proyek siap untuk memasuki tahap eksekusi atau pelaksanaan proyek. Pada tahap ini, deliverables  atau tujuan proyek secara fisik akan dibangun. Seluruh aktivitas yang terdapat dalam dokumentasi project plan akan dieksekusi. Sementara kegiatan pengembangan berlangsung, beberapa proses manajemen perlu dilakukan guna memantau dan mengontrol pelaksanaan proyek juga penyelesaian deliverables sebagai hasil akhir proyek.

Sumber :

http://iiam.blogdetik.com/2011/10/16/grup-proses-manajemen-proyek/
http://ejlp.blogspot.com/2010/05/memilih-metodologi-manajemen-proyek.html
http://indiegocreativity.blogspot.com/2010/03/mpti-case-study-jwd-consultings-project.html 

*Minggu ke-4

1.   Proses dan overview Project Integration Management

Sembilan proses project integration management dapat menjelaskan bidang ilmu dan berbagai pengalaman praktis di manajemen proyek, dari sudut pandang komponen-komponen prosesnya. Proses-proses tersebut diorganisasikan menjadi delapan bidang ilmu yang akan dijelaskan dibawah ini: 

• Manajemen Lingkup Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan, agar dapat dipastikan bahwa proyek telah mencakup seluruh pekerjaan yang benar-benar dibutuhkan, agar proyek berhasil diselesaikan. Terdiri dari persiapan, perencanaan lingkup, penetapan lingkup, verifikasi dan pengendalian perubahan lingkup. 
• Manajemen Waktu Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan agar dapat dipastikan proyek selesai tepat waktu. Terdiri dari penetapan aktifitas, pengurutan aktifitas, perkiraan lama aktifitas, serta penyusunan dan pengendalian jadwal. 
• Manajemen Biaya Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan agar dapat dipastikan proyek selesai, sesuai dengan anggaran yang disetujui. Terdiri dari perencanaan sumber daya, perkiraan biaya, anggaran biaya dan pengendalian biaya. 
• Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk menggunakan sumber daya manusia yang terlibat dalam proyek, secara paling efektif. Terdiri dari perencanaan organisasi, perekrutan staff dan pembangunan tim kerja.
• Manajemen Komunikasi Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk dapat dipastikan agar informasi proyek dapat dikumpulkan, disusun, disebar, dan disimpan. Terdiri dari perencanaan komunikasi, distribusi informasi, pelaporan kinerja,dan penyelesaian administratif.
• Manajemen Resiko Proyek, menjelaskan proses-proses yang berhubungan dengan pengidentifikasian resiko, kuantifikasi resiko, penyusunan penanggulangan resiko dan pengendalian penanggulangan resiko.
• Manajemen Pengadaan Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk menghasilkan barang atau jasa dari pihak lain. Terdiri dari perencanaan pengadaan, perencanaan tata cara undangan ke peserta, rapat undangan peserta, pemilihan peserta, pemilihan mitra, pelaporan serta administrasi kontrak kerja dan penyelesaian kontrak.
• Manajemen Integrasi Proyek, menjelaskan berbagai proses yang dibutuhkan, agar dapat dipastikan, berbagai elemen dari proyek dikoordinasikan dengan baik. Manajemen integrasi terdiri dari pembuatan rencana proyek, pelaksanaan rencana proyek dan pengendalian perubahaan secara keseluruhan.

2.     Contoh Outline untuk Software Project Management Plan (SPMP)

3.      Eksekusi rencana proyek dan ketrampilan penting yang dibutuhkan 

·         Mengelola eksekusi proyek 

·         Eksekusi Proyek adalah tahap melaksanakan pekerjaan yang telah digambarkan dalam project plan 

·         Mayoritas waktu dan uang digunakan dalam eksekusi proyek 

·         Area aplikasi proyek sangat mempengaruhi eksekusi proyek, karena selama eksekusi proyek inilah produk dari proyek dihasilkan.

      Keterampilan penting dalam eksekusi proyek: 

• Kepemimpinan. 
• Komunikasi. 
• Politik. 
• Kemampuan menggunakan tools dan techniques. 
• Work Authorization System: menjamin orang yang memiliki kualifikasi yang cukup, melakukan pekerjaan yang tepat, pada waktu yang tepat dan dengan urutan yanag benar. 
• Status Review Meetings: rapat terencana dan terjadwal yang digunakan untuk saling bertukar informasi mengenai proyek yang sedang berjalan. 
• Project Management Software: perangkat lunak khusus yang digunakan dalam manajemen proyek.

4.        Integrated change control dan process pada proyek TI

Integrated change control

Termasuk di dalamnya mengidentifikasi, mengevaluasi dan mengelola perubahan selama project life cycle

-    Tujuan utama pengendalian perubahan:

• Memperhitungkan faktor-faktor yang mengakibatkan perubahan dalam rangka menjamin bahwa perubahan menguntungkan (cross check scope, time, cost & quality) 
• Menentukan apakah perubahan sudah terjadi
• Mengelola perubahan yang terjadi

      Kontrol perubahan dalam proyek IT: 

• Pandangan lama: Tim Proyek harus melakukan apa yang sudah direncanakan tepat waktu dan tepat biaya
• Masalahnya: Stakeholders jarang sekali menyetujui batasan proyek di awal, serta waktu dan estimasi biaya seringkali tidak akurat
• Pandangan Modern: Manajemen Proyek adalah proses  komunikasi dan negosiasi yang konstan
• Solusi: Perubahan seringkali memberikan keuntungan dan tim proyek harus membuat rencana untuk mengakomodasi perubahan tersebut 

5.      Konfigurasi Manajemen

• Cara menjamin bahwa deskripsi dari produk yang  dihasilkan sudah benar dan lengkap 
• Berkonsentrasi pada identifikasi dan mengendalikan karakteristik produk berdasarkan fungsional dan desain fisik produk 
• Spesialis manajemen konfigurasi bertugas untuk mengidentifikasi dan mendokumentasikan kebutuhan 
• konfigurasi, mengendalikan perubahan, mencatat dan melaporkan perubahan, serta audit produk-produk dalam rangka verifikasi kesesuaiannya dengan requirement.

Sumber :

http://apk.blog.ittelkom.ac.id/blog/files/2011/02/MPTI41.pdf

http://yankumala.wordpress.com/2011/10/08/grup-proses-manajemen-proyek-dan-integrasi manajemen-proyek/

http://muamergani.blogspot.com/2010/10/project-integration-management.html

http://xyz2110.blogspot.com/